Wenn in einem Unternehmen auftragsbezogen gearbeitet wird ist es sicher sinnvoll die anfallenden Daten in einen auftragsbezogenen Ordner abzulegen. Um Wildwuchs und Fehler zu vermeiden gibt es in EPDM eine tolle Funktion, welche per Knopfdruck eine von mir festgelegte Ordnerstruktur erstellt. Dabei können auch Informationen wie Kunde, Auftrag, Benennung, usw. per Abfragebox eingegeben werden, welche dann direkt zum benennen der jeweiligen Ordner herangezogen wird. Um diese Funktion zu nutzen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Im Administrationswerkzeug von EPDM klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Punkt “Vorlagen” und wählen “Neue Vorlage”.

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Im folgenden Dialog werden Sie durch die Anlage einer neuen Vorlage geführt. Im ersten Fenster müssen Sie einen Namen eingeben welcher später im Menü den Benutzern zur Verfügung stehen soll, anschließend klicken Sie auf “Nächste”.

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Nun kommt die Einstellung für die Berechtigung. In der Regel sollte diese immer so sein wie beim angemeldeten Benutzer. In manchen Fällen ist aber auch eine Admin-Berechtigung sinnvoll. Mit “nächste” geht es zum nächsten Fenster.

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Hier werden die angeforderten Eingaben aus einer Vorlagenkarte an Vorlagen-Variablen übergeben. Die Vorlagenkarte sollte über den Karteneditor erstellt werden. Die Vorlagenvariablen sind temporäre Variablen. Ich benenne diese meist gleich wie die Variablen aus der Karte nur setze ich dem Namen ein “x_” vorneweg.

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Das Erstellen der Vorlagenvariablen sehen Sie im folgenden Screenshot.

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Die Vorlagenvariablen müssen noch mit den Kartenvariablen verbunden werden. Hierfür einfach die passende Variable auswählen. Sind alle Variablen zugewiesen geht es mit “Nächste” weiter…

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Nun wird die zukünftige Ordnerstruktur aufgebaut. Erstellen Sie ein neues Stammverzeichnis und die weiteren Strukturen mit den im Screenshot markierten Befehlen. Die Ordnernamen mit den %-Zeichen werden später mit den entsprechenden Vorlagenvariablen benannt womit Sie eine saubere Struktur nach Kunden oder Aufträgen erstellen können.

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Vorlagendateien können ebenfalls gleich mit erstellt werden. Dazu bitte einen Ordner in der Struktur wählen und im rechten Fensterbereich die Datei definieren. Weiter geht es mit “Nächste”.

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Nun muss noch ein Symbol gewählt werden, welches Sie später im Menü sehen.

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Im folgenden Fenster werden noch die Berechtigungen festgelegt, wer diese Vorlagen benutzen darf und wer nicht.

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Wenn Sie den Assistenten nun mit OK beenden haben Sie Ihre erste Vorlage erstellt. Im Kontextmenü im Explorer steht Ihnen die Vorlage nun zur Verfügung.

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Ich hoffe dieser Tipp hilft Ihnen weiter und Sie schauen bald mal wieder hier vorbei.