Das Thema E-Angebot, eine elektronisch automatisierte Angebotserstellung, ist weitaus umfassender, als man auf den ersten Blick denken mag, und geht über die reine Administration hinaus. Die eigentliche Frage lautet: Wie kann man Kunden einen besseren Zugang vermitteln und den Weg zur elektronischen Angebotsanfrage möglichst einfach gestalten.
Kunden sollten bei und während einer elektronischen Anfrage gezielt unterstützt werden. Der Weg zum maßgeschneiderten Angebot sollte barrierefrei, einfach gestaltet und im Idealfall mit wenigen Klicks erledigt sein. Optimalerweise erleichtert der Kunde durch die individuelle Eingabe dem Vertriebsmitarbeitenden die Arbeit. Über eine Applikation, welche bestimmte Parameter zulässt oder ausschließt, lässt sich ein E-Angebot simpel zusammenstellen. Auf diese Weise wird die gesamte Anfrage digital in einem Tool abgewickelt. Telefonate, E-Mails, Im- und Export von Daten werden überflüssig, Kommunikations- und Übertragungsfehler im Vorhinein vermieden und Fehlerquellen entschärft.
Prozesse schlank und effizient gestalten.
Im Grundsatz geht es darum, Schnittstellen zu beseitigen und den gesamten Prozess zu automatisieren – vom ersten Gedanken, ein Angebot einzuholen, über den Abschluss des Bestellprozesses bis hin zu den daraus erlernten Faktoren. Die E-Angebot-Applikation kann ohne großen Aufwand direkt auf der Website implementiert werden. Kunden können darüber die Angebotsanfrage stellen, Kontaktdaten sowie CAD-Modelle hochladen. Damit gelangen alle relevanten Daten auf digitalem Weg direkt in die Applikation, was für einen reibungslosen Prozess sorgt und potenzielle Fehler von vorneherein ausschließt. Alle weiteren Schritte wie die Kalkulation, die Bearbeitung von CAD-Daten sowie die Logistik der Daten werden ebenfalls in dieser Applikation abgewickelt.
Sind E-Angebote sicher?
Ziel eines Unternehmens ist es, Ressourcen zu sparen. Die Grundvoraussetzungen sind einfache Realisierbarkeit sowie die Einhaltung aller Sicherheitsanforderungen. Oft haben Cloud-Applikationen einen schlechten Ruf, wenn es um Datensicherheit geht. Dabei sollte man sich vor Augen führen, dass viele Unternehmen bereits mit der Microsoft Office Cloud arbeiten. Bereits seit mehreren Jahren nutzen Anwendende Cloudlösungen, ohne es zu bemerken. Als Beispiel kann man hier gerne den Chatspeicher eines Smartphones nehmen. Einer Cloud-Applikation, welche spezifisch im CNC-/3D-Fertigungsumfeld von Fachspezialist:innen eingesetzt wird, kann man also bedenkenlos vertrauen. Sämtliche Daten werden bei E-Angeboten verschlüsselt übermittelt. Die Daten bleiben innerhalb der Applikation und sind somit geschützt. Die Datensicherheit ist dank der Verschlüsselung um ein Vielfaches höher als bei einer herkömmlichen E-Mail.
Auf die Schnelligkeit kommt es an!
In der Angebotsphase ist die Schnelligkeit für die Auftragserteilung entscheidend. Kunden haben die freie Wahl, wenn es um Lieferanten geht, und warten ungern längere Zeit auf ein Angebot. Unter Umständen hat die Konkurrenz schon den Zuschlag bekommen, während noch an Preisen kalkuliert wird. Deshalb ist Effizienz bei der Angebotserstellung höchstes Gebot. Da ist es von großem Vorteil, wenn der Kunde notwendige Daten selbst erfasst, CAD-Modelldaten hochlädt und direkt die Kalkulation anstößt. Mit E-Angebot geht es sogar noch weiter: automatisierte Ablagen, E-Stellvertretungen bis zur geordneten E-Archivierung. All-in-One, damit der Büro-Alltag einfacher wird und keine Aufträge an die Konkurrenz gehen!
